Неважно, как долго вы в бизнесе, управление зарплатой и всеми сопутствующими сложностями никогда не бывает легким.
Когда даже самая незначительная ошибка может повлиять на финансы вашего бизнеса и ваших сотрудников, вам нужен эффективный процесс. Выстраивание этого процесс может занять много времени, но он является одним из самых важных для вашего бизнеса каждый месяц.
Зарплата — это не просто начисления. Это процесс расчета выплат каждому сотруднику, включая налоги, вычеты и многое другое. Эффективное управление заработной платой повышает соответствие нормативным требованиям и является отличным преимуществом для управления сотрудниками.
В статье мы обсудим три ценных совета по управлению заработной платой в компаниях, которые помогут вам пройти этот процесс эффективно и не тратя много времени.
Ведите график начисления заработной платы раз в две недели/месяц
Создание расписания помогает вашей команде по управлению заработной платой, и это позволяет сотрудникам быть уверенными в днях зарплаты. При наличии графика вам не придется спешить с завершением процесса начисления заработной платы с опозданием, что может означать несвоевременные выплаты вашим сотрудникам, налоговым органам и т.д.
Начните с загрузки виртуального календаря или используйте тот, который висит в вашем офисе. Выделите два или три дня до крайнего срока выплаты заработной платы, а затем разделите шаги по обработке вашей заработной платы на эти два дня. Далее распространите график среди сотрудников отдела расчета заработной платы. Таким образом, они будут координировать свои графики и выполнять поставленные задачи в установленные сроки.
Кроме того, вам необходимо учитывать все классификации работников. Большинство компаний имеют дело не только с работниками, работающими на основе заработной платы или полный рабочий день, но также с неполным днём и независимыми подрядчиками. Во время работы с заработной платой проверьте статус сотрудников и правильно классифицируйте их. Включайте этот шаг в свой график каждый раз, когда вы запускаете расчет заработной платы.
В конечном счете, очень важно вести календарь, чтобы зарплата каждый раз проходила гладко.
Определитесь с Процессом начисления зарплаты и добейтесь прозрачности для сотрудников
Крайне важно, чтобы вы внедрили процесс начисления заработной платы, который соответствует всем правилам и работает с системами, используемыми вашей компанией. Документирование метода может выявить любые слабые места или проблемы в процессе и помочь вам адаптироваться к лучшим стратегиям, которые повысят производительность. Этот процесс должен быть доведен до сведения каждого члена команды. Самое главное, убедитесь, что они полностью понимают процесс и свои обязанности.
В этом документе должна быть указана каждая инструкция, начиная с процессов расчета и заканчивая повторной проверкой всего. Включите весь процесс подачи налоговых отчетов и реестров заработной платы и укажите имена работников, которые будут выполнять эти обязанности. Вы также должны включить стратегии, которым следует следовать, если, по какой-либо случайности, выплата заработной платы должна быть завершена в срочном порядке.
После документирования процесса убедитесь, что он прозрачен и понятен сотрудникам, чтобы предотвратить путаницу и будущие недоразумения. Многие организации, которые открыто не сообщают о своей политике и методах определения заработной платы, сталкиваются с проблемами, связанными с их методами. Поэтому чрезвычайно важно быть прозрачным в отношении расчета зарплаты, классификации работников, их обязанностей по отчетности и так далее.
Распространите эту «методичку» его среди всех сотрудников. Будьте готовы сообщать им о любых проблемах, которые у них есть, и убедитесь, что они согласны с этим.
Компьютеризируйте процесс, чтобы сэкономить время
Одной из сложностей расчета заработной платы является ее тенденция отнимать много времени. Программное обеспечение, помогающее в процессах расчета заработной платы, может сэкономить значительное количество времени и усилий. Проведите исследование и выберите программное обеспечение, соответствующее вашим потребностям. Многочисленные инструменты предназначены для того, чтобы упростить ваш процесс.
Помимо того, что это отнимает много времени, ручная обработка заработной платы создает большую вероятность ошибок. Человеческие ошибки — обычное явление, и именно поэтому программное обеспечение является большим преимуществом.
Заключительные мысли
Расчет заработной платы, без сомнения, является одной из самых сложных задач в бухгалтерском учете. Однако советы могут помочь в оптимизации процесса. Они также могут избавить вас и вашу команду от психического стресса. Убедитесь, что ваша команда «в теме», поймите их проблемы и выслушайте их предложения. Назначьте задачи, убедитесь, что они знают свои роли.
Приверженность своей работе имеет важное значение, поэтому крайне важно отслеживать такие вещи, как управление заработной платой и управление эффективностью продаж. У бизнеса уже есть много вещей, о которых нужно позаботиться, и, как бы ни была важна заработная плата, это не должно быть чем-то, из-за чего сотрудникам приходится переживать. Воспользуйтесь приведенными выше советами и упростите процесс!