Собрания важны для взаимодействия с членами нашей команды и продвижения их к следующей цели.
Это один из самых эффективных способов создать или возглавить команду для реализации плана и помочь им определить свою индивидуальную и коллективную цель. Итак, у вас впереди встречи, и вы задаете себе вопросы, как сделать их более эффективными, или ищете советы по проведению эффективных встреч, тогда эта статья для вас.
Есть несколько способов получить максимальную отдачу от собрания и простых правил, созданных одним из самых успешных лидеров корпоративного мира. Если вы менеджер и ищете способы и советы для проведения эффективных собраний, тогда взгляните на пункты, приведенные ниже.
Знайте цель встречи
Сегодня в корпоративном мире большинство собраний, которые мы посещаем необоснованные и являются пустой тратой времени. Поскольку люди, ответственные за собрания, ничего не знают о самой встрече, это заставляет сотрудников чувствовать, что их время не уважают в компании.
Составьте четкую и простую повестку дня
Повестка собрания также должна быть ясной и простой. Это помогает сотрудникам, по крайней мере, иметь представление о собрании, на котором они присутствуют, и они могут дать лучшую обратную связь, если они уже морально подготовлены к собранию. Повестка дня работает как компас.
Повестка дня должна быть подана так, чтобы ее могли видеть или слышать все, кто будет на собрании.
Начинайте и заканчивайте вовремя
Опоздание или затягивание встречи заставит сотрудников почувствовать, что они не важны, и их время не ценится в компании. Ответственный человек должен начинать встречу вовремя, что произведет хорошее впечатление на сотрудников.
Если вы попросили их собраться на встречу и заставляете ждать, значит, вы плохой лидер и не уважаете время других людей.
И завершение встречи вовремя так же важно, как и ее начало. Это гарантирует, что вы были подготовлены и достигли своей цели этой встречи вовремя.
Пригласите только тех, кого это касается и 2 пиццы
Приглашение коллег, которым не обязательно присутствовать, может «разсслабить» обстановку в зале. Приглашайте только тех, кто должен присутствовать. Это гарантирует, что не будет лишних людей, а те, которые находятся в комнате, уделят максимум внимания повестке.
У Джеффа Безоса было правило. Это называлось «правилом двух пицц» (two pizza rule). Он применил это к командам в целом, но это может сработать и на собраниях. Суть в том, что если вам нужно больше двух пицц, чтобы накормить всех, значит, людей слишком много. Исследования доказали, что более 8 человек в группе могут снизить неэффективность примерно на 10 процентов. И это к тому, что собрания сотрудников фирм на 67% не приносят никаких результатов.
Физическое планирование встречи
Если встреча проводится лично, вам следует подумать о планировании места проведения эффективных еженедельных встреч команды. Шум, освещение и напитки — все это может улучшить качество собрания, особенно если встреча длится более 20 минут.
Чем больше людей будут чувствовать себя комфортно, тем больше вероятность, что собрание пройдет эффективно.
Привлекайте и поощряйте их вносить свой вклад
Если вы отвечаете за собрание и оно осталось без какой-либо обратной связи от участников или без какого-либо их вклада, а на протяжении всего собрания выступал только ответственный, то, вероятно, это была пустая трата времени. Вклад всей команды является важным фактором в том, как сделать собрания более эффективными.
Встреча должна быть веселой и серьезной одновременно
Слишком большая серьезность может вызвать у участников чувство давления, и, следовательно, они не смогут выложиться по максимуму. Одна-две шутки помогут разрядить обстановку сделать и снять напряжение, если таковое возникнет.
Воздействие собрания на участников должно быть положительным, и такая атмосфера гарантирует, что оно закончится так же. Участники должны серьезно относиться к достижению цели собрания и делать это с позитивным настроем, который поможет им сделать все возможное в дальнейшем.
Если вы ставите перед командой новую задачу, они не должны чувствовать себя перегруженными или подавленными, скорее, они должны быть взволнованы или готовы к новым задачам.
Излагайте кратко и просто
В среднем деловая встреча длится от 30 минут до часа, но внимание людей занимает от 10 до 15 минут. Чем короче встреча, тем легче усваивать информацию. К слову, девять из десяти людей мечтают во время встреч. Чтобы убедиться, что этого не произошло на ваших еженедельных собраниях, делайте выступления короткими, ясными, прямыми и по существу.
Пресекайте жалобщиков
Вам следует избегать жалоб, насколько это возможно, во время встреч. Постоянные жалобы во время собраний могут привести к тому, что участники будут чувствовать себя подавленными и падать их моральный дух. Это не значит, что вы не должны выслушивать жадобы, но это все должно быть в тему встречи.
Следите за языком своего тела
Сохраняйте язык своего тела открытым и активным. Убедитесь, что вы смотрите всем в глаза, чтобы они чувствовали себя важными и вовлеченными в обсуждение. Тщательно подбирайте тон голоса и контролируйте руки. Язык вашего тела должен соответствовать вашим словам, поддерживать интерес, вовлекать и приглашать к обсуждению.
Оставайтесь на правильном пути
В течение всей встречи убедитесь, что курс вы держите и не отклоняетесь от темы. Сделайте заметку с повесткой дня сверху и прикрепите ее к своему столу, это поможет. Если вы все еще задаетесь вопросом, как сделать встречи более эффективными, у нас есть для вас еще два совета.
Всегда спрашивайте отзывы
Запрос обратной связи всегда помогает выявить и признать свои собственные ошибки и недостатки на собрании, выявить недочеты.
Проблема многих горе боссов, проводящих еженедельные собрания команды, что они считают себя выше своих подчиненных и не учитывают их отзывы.
Поделитесь основой
Всегда рекомендуется делиться протоколами собраний и поставленными задачами, поскольку это помогает участникам запомнить ключевые моменты, обсуждавшийся на собраниях.
Собрания — отличный инструмент для наиболее эффективного управления вашей компанией. Решения, принятые на собраниях, могут быть причиной успеха вашей компании или неудачи. Итак, очень важно вести эффективный контрольный список встреч. Надеюсь, мы ответили на ваш вопрос о том, как сделать встречи более эффективными.